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首先，公文可以但并非必須使用“仿宋_GB2312”字體。1
有人說，公文要用“仿宋_GB2312”是因為國家這么規(guī)定；還有人說，雖然現(xiàn)在只規(guī)定用仿宋體，但以前的標準要求使用“仿宋_GB2312”。這些說法都是錯誤的。
現(xiàn)行國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）僅指出：“如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。”“（正文）一般用3號仿宋體字……”此前的《國家行政機關公文格式》（GB/T 9704—1999）和《國家機關公文格式》（GB/T 9704—1988）也僅提到仿宋體，而1951年以來中央層面的所有公文處理條例（辦法）2甚至均未直接規(guī)定字體。
可見，公文格式國家標準僅要求用仿宋體，而未明確用哪種仿宋體?！胺滤蝊GB2312”作為一種仿宋字體固然符合規(guī)范，但也并非唯一選擇。
需要說明的是，有一種流傳甚廣的觀點說“仿宋_GB2312”字體是國家標準，因此公文應當用它，而非其他仿宋字體。這也是錯誤的。
“仿宋_GB2312”字體名稱中的“GB2312”指的是一個計算機字符編碼國家標準，這表示“仿宋_GB2312”支持（且僅支持）這一編碼標準，而并不表示它本身是國家標準。
“GB2312”指的是《信息交換用漢字編碼字符集 基本集》（GB 2312—1980），它是一套1981年開始實施的簡體中文編碼，僅收錄6763個漢字（和682個其他字符）。此后的《漢字內碼擴展規(guī)范》（GBK，收錄21003個漢字）、《信息技術 信息交換用漢字編碼字符集 基本集的擴充》（GB 18030—2000，收錄27533個漢字）和《信息技術 中文編碼字符集》（GB 18030—2005，收錄70244個漢字）均向下兼容 GB 2312。也就是說，我們現(xiàn)在使用的漢字字體基本上都符合 GB 2312。從這個角度來說，“仿宋_GB2312”并沒有什么特別的。
然而，由中國長城計算機集團公司設計的“仿宋_GB2312”，是 Windows XP 操作系統(tǒng)及一些更早版本 Windows 系統(tǒng)的預裝字體。在黨政機關電子化辦公剛剛起步的那個時候，計算機大多是 Windows XP 系統(tǒng)。對于公文所需要的“仿宋體”，考慮到簡便性和通用性，“仿宋_GB2312”幾乎是唯一的選項，因而成為了那時通行的公文字體。
后來，Windows 從下一代系統(tǒng)（Vista）開始放棄了“仿宋_GB2312”（不再預裝，仍可手動安裝），改用北京中易中標電子信息技術有限公司設計的“仿宋”。中易“仿宋”支持 GB 18030 字符集，能顯示的漢字比“仿宋_GB2312”多得多，且字形也作了優(yōu)化。但是，由于種種原因，已經(jīng)過時的“仿宋_GB2312”直到今天仍在公文中廣泛使用。這些原因包括：使用和閱讀“仿宋_GB2312”已形成習慣，看其他字體不順眼；為了兼容沒有新字體的電腦而繼續(xù)使用舊字體；通過前輩和公文教程等途徑得知應該使用“仿宋_GB2312”，甚至誤以為這是國家規(guī)定；更換新字體不知道有沒有錯、會不會被批評，但沿用舊字體一定沒問題；等等。
但“仿宋_GB2312”確實已經(jīng)過時了。即使不談字形上的問題，它僅支持 GB 2312 這套四十多年前的編碼，就意味著它本應被淘汰──至少是逐漸淘汰。由于 GB 2312 字符集過小，“仿宋_GB2312”不但無法顯示生僻字、繁體字，而且連一些不算太生僻甚至比較常用的漢字都不支持（通常會被替換為“微軟雅黑”等其他字體顯示）。例如：用作編號（如“二〇三五年”）的漢字數(shù)字“〇”、“瞭望”的“瞭”、“涅槃”的“槃”、“啰嗦”的“啰”，以及常用于人名的“镕”“玥”“喆”“堃”“芃”“旻”“翀”等等。
對于支持 GB 18030 的中易“仿宋”，顯示上述漢字根本不成問題。而且，隨著預裝中易“仿宋”的新系統(tǒng)的普及，使用“仿宋_GB2312”的文檔反而會在沒有手動下載安裝相應字體的電腦上被錯誤顯示。目前，確實有一部分機關使用的是中易“仿宋”。
除了 Windows 預裝的上述兩種仿宋字體，公文經(jīng)常使用的還有北大方正的“方正仿宋”系列字體（包括“方正仿宋簡體”“方正仿宋_GBK”“方正仿宋_GB18030”“方正公文仿宋”等一些字形相同或相似的字體）。一方面，這是因為方正是國內較大的字體品牌之一；另一方面，這也一定程度上受到了機關辦公國產(chǎn)化的影響3。還有一個重要且可能更根本的原因：很多機關（尤其是級別較高的）正式印發(fā)的公文，是在印刷廠使用“方正書版”軟件進行排版的，而“方正書版”使用的就是方正字體?。目前，一些機關已經(jīng)明確要求公文使用方正字體。
最后，簡單談一下公文推薦用哪種字體。從普通個體的角度來說，當然應該遵從所在單位的使用習慣；假如大家都在用“仿宋_GB2312”，那就也用“仿宋_GB2312”。但從規(guī)范制定者的角度來說，“仿宋_GB2312”應該被放棄；如果還在用 Windows 系統(tǒng)辦公，使用中易“仿宋”是一種進步；但考慮到機關國產(chǎn)化趨勢并對標上級做法，一步到位使用“方正仿宋”（通常是“方正仿宋_GBK”）或許是更好的選擇。
